Administratief Medewerker Legal, Quality & Compliance

Vacature gesloten

Administratief Medewerker Legal, Quality & Compliance

Topbrands Oud-Beijerland

Wat is vereist?

  • Afgeronde (juridisch-) administratieve mbo-opleiding
  • Op de hoogte, dan wel de bereidheid om kennis te nemen, van de wet- en regelgeving omtrent Europese Verordeningen en Richtlijnen op het gebied van Warenwet/productveiligheid, Intellectueel eigendom, Voedselveiligheid en (Chemische) Productkwaliteiten
  • Ervaring met chemische product- en/of voedselveiligheidsdossiers is een pre
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
  • Je houdt van nauwkeurig werken en houdt graag overzicht van administratieve processen
  • Je woont binnen 45 minuten reisafstand van Oud-Beijerland

Wat krijg je?

  • €2.300 - €2.700 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring) + bonusregeling
  • 32 tot 40-urige werkweek
  • 28 vakantiedagen met mogelijkheid tot bijkopen van 10 vakantiedagen (o.b.v. 40-urige werkweek)
  • Investering in jouw professionele ontwikkeling
  • Learning Hub voor alle medewerkers waarmee je op een laagdrempelige manier toegang hebt tot allerlei trainingen en opleidingen
  • Reiskostenvergoeding en een pensioenregeling waarbij Topbrands tweederde van de premie betaalt
  • Mogelijkheid om deel te nemen aan het Topbrands Fietsplan
  • Laptop, fruit, lekkers bij de lunch, bedrijfsfeesten, bootcamp en padel

Wat doe je?

  • 30% Registraties doorvoeren
  • 20% Kwaliteitsdossiers opvragen en verwerken
  • 10% Certificaten opvragen en verwerken
  • 10% Verpakkingsdata opvragen en verwerken
  • 10% Vertalingsaanvragen en veiligheidsinformatiebladen beheren
  • 10% Productdata controleren en beheren
  • 10% Overige administratieve werkzaamheden

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Vacature

Als Administratief Medewerker Legal, Quality & Compliance bij Topbrands ben je verantwoordelijk voor alle relevante administratieve taken omtrent de ontwikkeling en distributie van een product. Samen met je team zorg je ervoor dat producten voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving. Je houdt je bezig met het ordenen en compleet maken van productinformatiedossiers, waarvoor je informatie opvraagt bij leveranciers. Dit zijn bijvoorbeeld certificaten, kwaliteitsdossiers, veiligheidsinformatiebladen en verpakkingsdata. Je controleert en beheert deze productdata en zorgt dat de administratie altijd up-to-date is. Ook ben je in deze functie verantwoordelijk voor het doorvoeren van alle benodigde registraties.

Je werkt nauw samen met je collega’s op de afdeling Legal, Quality & Compliance. Deze afdeling heeft een Legal Quality team en het team Compliance. Deze teams bestaan uit Legal Officers en worden aangestuurd door een Teamlead. De negen collega's zorgen ervoor dat de artikelen uit zowel het eigen Brand-&Private Label assortiment als ons distributie assortiment aan alle relevante wetgeving en regelingen voldoen. In deze functie voer je werkzaamheden uit voor beide teams.

Voor deze vacature werken wij voor de werving en selectie samen met Lincks Personal Recruitment, je gegevens zullen daarom doorgestuurd worden.

Als je het leuk vindt om structuur aan te brengen in grote hoeveelheden informatie en je het uitdagend vindt om soms snel te moeten werken en prioriteiten te stellen, dan is dit een baan voor jou.

Werkweek

Administratief Medewerker Legal, Quality & Compliance

Op een leuke werkdag zijn je werkzaamheden afwisselend en heb je een afdeling kunnen helpen met een document, waardoor een order toch nog uitgeleverd kan worden. Ook heb je leuk contact met leveranciers in verschillende landen.

Op een mindere werkdag krijg je verkeerde informatie aangeleverd, waardoor het maken van een document wat vertraging oploopt.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00
  • 18:00
  • 19:00
    • Lunch
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Padellen met collega's
    • Registraties doorvoeren
    • Registraties doorvoeren
    • Bellen met leverancier
    • Certificaten opvragen en verwerken
    • Verpakkingsdata opvragen en verwerken
    • Productdata controleren en beheren
    • Lunch
    • Productdata controleren en beheren
    • Vertalingsaanvragen en veiligheidsinformatiebladen beheren
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Administratie bijwerken
    • Documenten verzamelen
    • Certificaten opvragen en verwerken
    • Registraties doorvoeren
    • Kwaliteitsdossiers opvragen en verwerken
    • Productdata controleren en beheren
    • Document opstellen
    • Vertalingsaanvragen en veiligheidsinformatiebladen beheren
    • Lunch
    • Dagstart Team Legal Quality
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Overleg Team Compliance
    • Kwaliteitsdossiers opvragen en verwerken
    • Bellen met leverancier
    • Verpakkingsdata opvragen en verwerken
    • Productdata controleren en beheren
    • Lunch
    • Vrijdagmiddagborrel
    • Een-op-een met leidinggevende
    • Registraties doorvoeren
    • Bellen met leverancier
    • Overleg met collega
    • Mails lezen en beantwoorden
    • Administratie bijwerken

Voorbeeld uit de praktijk

Een klant heeft een autoriteitencontrole gehad en heeft snel bepaalde documenten nodig. Hoe ga je te werk?

In een situatie als dit is het belangrijk dat je snel te werk gaat, omdat de klant de documenten zo spoedig mogelijk nodig heeft. Je gaat in de systemen op zoek naar de gevraagde documenten en bundelt deze. Het kan voorkomen dat je de gevraagde documenten niet kunt vinden in de systemen. Je zorgt dan dat je deze zo snel mogelijk aanvraagt bij bijvoorbeeld de leverancier. Tijdens het proces houd je je collega’s die contact hebben met de klant goed op de hoogte, zodat de klant weet wanneer de documenten verwacht worden.

Groeipad

Het groeipad bij Topbrands staat niet vast. Je krijgt de vrijheid om jezelf persoonlijk te ontwikkelen. We investeren in jouw professionele ontwikkeling met passende (online) trainingen en opleidingen. Topbrands groeit en jij groeit mee!

Administratief Medewerker Legal, Quality & Compliance

Werken bij Topbrands

Bij Topbrands staan we voor Topmerken, Topklanten en Topcollega’s. Wat we bij Topbrands met elkaar gemeen hebben is onze passie voor mooie merken en internationale handel. We zijn continu op zoek naar de beste producten voor onze klanten binnen onze expertise Personal & Home care. We zijn wereldwijd actief en hebben een bijzonder breed assortiment met verschillende merken en private label producten. Denk hierbij aan wasmiddelen, bad/douche producten, geuren, make up, schoonmaakmiddelen en haarproducten en sinds dit jaar ook food. We functioneren als handelshuis voor een groot aantal bekende A-merken en we ontwikkelen onze eigen merken en private labels. In totaal zijn wij binnen Europa met 275 collega’s, waarvan ruim 235 collega’s werkzaam zijn in Nederland, verdeeld over ons logistiek centrum in Kolham (Groningen) en ons hoofdkantoor in Oud-Beijerland. Onze regiokantoren zijn in Duitsland, Frankrijk, Spanje en Zweden.

Staat er voor jou geen passende vacature tussen, maar zie je werken bij Topbrands wel zitten of wil je graag een stage lopen? We waarderen jouw interesse enorm! Reageer via een open sollicitatie dan bekijken we samen wat de mogelijkheden zijn. We zien je reactie graag tegemoet in onze mailbox recruitment@topbrands.nl.

  • Hoofdkantoor in Oud-Beijerland
  • Logistiek Centrum in Kolham
  • Regiokantoren in Duitsland, Frankrijk, Spanje en Zweden
  • 275 medewerkers wereldwijd
  • 235 medewerkers in Nederland
  • 48% / 52%
  • Gem. leeftijd 38 jaar
  • Zakelijk en casual, afhankelijk van functie
  • Thuiswerkmogelijkheden in overleg

Collega's

Letho - Demand Planner

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Het team is erg jong en gedreven. Ik kan mijzelf binnen Topbrands verder ontwikkelen en persoonlijke groei behalen. Ook is de sfeer binnen het bedrijf energiek en leuk. Het is een bedrijf waar ik heel erg veel kan leren over de internationale handel en dit vind ik interessant.

Wat heb je gestudeerd?
International Business and Sales aan Eurocollege Rotterdam.

Wat doe je in je vrije tijd?
Ik heb met twee vrienden een hobby in de botenhandel, transport en onderhoud. Hier verdienen we dan ook wat aan. Ook ga ik graag op stap met vrienden.

Martine - Teamleider

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Topbrands kende ik via mijn vorige werkgever als een dynamisch bedrijf binnen de FMCG-sector, iets wat me heel erg aansprak. De website en vacaturetekst omschreven een functie waarbij commerciële en administratieve vaardigheden gecombineerd moeten worden, iets wat je niet vaak ziet bij een functie. Hierdoor was ik meteen enthousiast!

Wat was je vorige baan?
Buyer - B&S.

Wat doe je in je vrije tijd?
Paardrijden, hardlopen en koken.

Chermaine - Senior Product Developer

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na het behalen van mijn hbo-diploma International Business and Languages was ik op zoek naar een internationaal bedrijf waar ik mijn kennis en ambities verder kon gaan ontwikkelen. Topbrands is daar het perfecte bedrijf voor. In eerste instantie ben ik gestart als Purchase Support. Daarna ben ik in een korte tijd doorgestroomd naar de functie Product Developer, waar ik meer mijn passie en creatieve ei in kwijt kon. Nu zes jaar later heb ik mijzelf doorontwikkeld als Senior Product Developer.

Wat was je vorige baan?
Purchase Support - Topbrands.

Wat doe je in je vrije tijd?
Tijd doorbrengen met mijn gezin, familie en vrienden, shoppen en genieten van heerlijke hapjes en drankjes!

Carly - Sales Support Medewerker

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor was ik werkzaam bij een groot e-commerce bedrijf. Ik merkte dat de afstand mij tegen ging staan en kwam zo uit bij Topbrands. Het bedrijf sprak mij direct aan. Ik werd ook fijn opgevangen door collega's in ons Salesteam en werd direct meegenomen in ons wekelijkse sportgroepje. Ook krijg je hier echt de kans om te groeien. Topbrands verzorgt meerdere trainingen, zoals Excel of een talentraining. Ik voel mij erg thuis bij Topbrands en ben daarom erg blij om voor dit mooie bedrijf te mogen werken.

Wat was je vorige baan?
Financiële Administratie B2B - Coolblue.

Wat doe je in je vrije tijd?
Tennissen, wijntjes drinken en met familie en vrienden zijn!

Liesbeth Hoeijmans - Manager HR

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor was ik meer dan 15 jaar werkzaam als Freelance Hr manager. Je pakt dan Hr projecten in de breedste zin van het woord op. Ik miste de connectie met een bedrijf en team en heb er daarom voor gekozen om weer indienst te treden. En heb deze connectie weer gevonden bij Topbrands!

Wat was je vorige baan?
Manager HR a.i. - APM terminals Maasvlakte II

Wat doe je in je vrije tijd?
Ik heb een druk gezin met man, 2 zoons en een hond. Ik hou van lekker eten en lange wandelingen. Om te relaxen en lig ik wekelijks op een joga matje.

Sollicitatieproces

Solliciteren via Lincks Personal Recruitment (middels de sollicitatieknop)
Gesprek met leidinggevende en HR
± 1 week
(Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure)
Gesprek met leidinggevende en collega
± 1 week
Aanbod

Interessante baan?