Secretaresse/Personal Assistant CCO

Vacature gesloten

Secretaresse/Personal Assistant CCO

Topbrands Oud-Beijerland

Wat is vereist?

  • Mbo+ of hbo werk- en denkniveau
  • 3 - 5 jaar werkervaring
  • Zeer goede kennis van de programma's van Microsoft Office
  • Uittekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift; Duits en Frans is een pre
  • Je bent communicatief vaardig en bezit organisatorisch inzicht
  • Je bent oplossingsgericht, integer en veerkrachtig

Wat krijg je?

  • €3.000 - €4.000 bruto p/m (afhankelijk van kennis en ervaring)
  • Minimaal 24-urige werkweek
  • 28 vakantiedagen
  • Trainings- en opleidingsmogelijkheden
  • Bonusregeling
  • Thuiswerkmogelijkheden
  • Padel en bootcamp mogelijkheden

Wat doe je?

  • 25% Agenda beheren
  • 20% Mails lezen en beantwoorden
  • 20% Actielijsten bewaken
  • 20% Bij voortgangs- en beoordelingsgesprekken assisteren
  • 15% Notuleren

Deze vacature is gemaakt op basis van gesprekken met medewerkers in de functie. Zo krijg jij een realistisch beeld van de baan.

Vacature

Als Secretaresse / Personal Assistant CCO bij Topbrands ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Chief Commercial Officer, zowel in de dagelijkse gang van zaken als in het realiseren van strategische commerciële doelen. Daarbij bestaan je taken uit het beheren van de agenda, het actief afhandelen van e-mails, het voorbereiden en opvolgen van actiepunten uit diverse overleggen en het accuraat notuleren van belangrijke vergaderingen.

Daarnaast speel je een belangrijke rol bij het analyseren van ordergegevens, het organiseren van internationale commerciële bijeenkomsten en het efficiënt beheren van zowel digitale als fysieke archieven. Je ondersteunt ook bij de voorbereiding en opvolging van voortgangs- en beoordelingsgesprekken, waarbij nauwkeurigheid en discretie belangrijk zijn. Met jouw actieve houding en uitstekende organisatorische vaardigheden draag je bij aan het soepel verlopen van de dagelijkse activiteiten van de CCO en het behalen van onze bedrijfsdoelstellingen.

In deze onafhankelijke rol werk je voornamelijk zelfstandig en bied je ondersteuning aan het Directieteam.

Als je het leuk vindt om te organiseren en je het niet erg vindt om te midden van de dagelijkse drukte te werken, dan is dit de baan voor jou.

Werkweek

Secretaresse/Personal Assistant CCO

Op een leuke werkdag slaag je erin om de agenda van de CCO efficiënt te beheren en anticipeer je op veranderende situaties, waardoor je bijdraagt aan een soepele en productieve werkdag voor de hele organisatie.

Op een minder leuke werkdag heb je een overvolle agenda met conflicterende afspraken.

  • 08:00
  • 09:00
  • 10:00
  • 11:00
  • 12:00
  • 13:00
  • 14:00
  • 15:00
  • 16:00
  • 17:00

Voorbeeld uit de praktijk

Een lid van het Directie team heeft last minute besloten dat de geplande reis moet worden verlengd en vraagt jou om dit snel te regelen. Wat doe je?

Hoewel je eigen taken even moeten wachten, begrijp je dat deze situatie directe aandacht vereist. Je blijft kalm en geconcentreerd en gaat meteen aan de slag om de nodige stappen te ondernemen. Eerst bevestig je de beschikbaarheid van de CCO en eventuele andere betrokkenen voor de verlenging. Vervolgens neem je contact op met de Reisagent of het reisbureau om de wijzigingen door te geven en de benodigde arrangementen te regelen, zoals vluchten, accommodatie en eventuele aanpassingen in het reisschema. Tegelijkertijd communiceer je duidelijk met de CCO en andere relevante partijen over de situatie en houd je hen op de hoogte van de voortgang. Door snel en doortastend te handelen, zorg je ervoor dat de verlenging van de reis soepel verloopt en dat alle betrokkenen goed geïnformeerd en voorbereid zijn.

Werken bij Topbrands

Bij Topbrands staan we voor Topmerken, Topklanten en Topcollega’s. Wat we bij Topbrands met elkaar gemeen hebben is onze passie voor mooie merken en internationale handel. We zijn continu op zoek naar de beste producten voor onze klanten binnen onze expertise Personal & Home care. We zijn wereldwijd actief en hebben een bijzonder breed assortiment met verschillende merken en private label producten. Denk hierbij aan wasmiddelen, bad/douche producten, geuren, make up, schoonmaakmiddelen en haarproducten en sinds dit jaar ook food. We functioneren als handelshuis voor een groot aantal bekende A-merken en we ontwikkelen onze eigen merken en private labels. In totaal zijn wij binnen Europa met 275 collega’s, waarvan ruim 235 collega’s werkzaam zijn in Nederland, verdeeld over ons logistiek centrum in Kolham (Groningen) en ons hoofdkantoor in Oud-Beijerland. Onze regiokantoren zijn in Duitsland, Frankrijk, Spanje en Zweden.

Staat er voor jou geen passende vacature tussen, maar zie je werken bij Topbrands wel zitten of wil je graag een stage lopen? We waarderen jouw interesse enorm! Reageer via een open sollicitatie dan bekijken we samen wat de mogelijkheden zijn. We zien je reactie graag tegemoet in onze mailbox recruitment@topbrands.nl.

  • Hoofdkantoor in Oud-Beijerland
  • Logistiek Centrum in Kolham
  • Regiokantoren in Duitsland, Frankrijk, Spanje en Zweden
  • 275 medewerkers wereldwijd
  • 235 medewerkers in Nederland
  • 48% / 52%
  • Gem. leeftijd 38 jaar
  • Zakelijk en casual, afhankelijk van functie
  • Thuiswerkmogelijkheden in overleg

Collega's

Letho - Demand Planner

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Het team is erg jong en gedreven. Ik kan mijzelf binnen Topbrands verder ontwikkelen en persoonlijke groei behalen. Ook is de sfeer binnen het bedrijf energiek en leuk. Het is een bedrijf waar ik heel erg veel kan leren over de internationale handel en dit vind ik interessant.

Wat heb je gestudeerd?
International Business and Sales aan Eurocollege Rotterdam.

Wat doe je in je vrije tijd?
Ik heb met twee vrienden een hobby in de botenhandel, transport en onderhoud. Hier verdienen we dan ook wat aan. Ook ga ik graag op stap met vrienden.

Martine - Teamleider

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Topbrands kende ik via mijn vorige werkgever als een dynamisch bedrijf binnen de FMCG-sector, iets wat me heel erg aansprak. De website en vacaturetekst omschreven een functie waarbij commerciële en administratieve vaardigheden gecombineerd moeten worden, iets wat je niet vaak ziet bij een functie. Hierdoor was ik meteen enthousiast!

Wat was je vorige baan?
Buyer - B&S.

Wat doe je in je vrije tijd?
Paardrijden, hardlopen en koken.

Chermaine - Senior Product Developer

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Na het behalen van mijn hbo-diploma International Business and Languages was ik op zoek naar een internationaal bedrijf waar ik mijn kennis en ambities verder kon gaan ontwikkelen. Topbrands is daar het perfecte bedrijf voor. In eerste instantie ben ik gestart als Purchase Support. Daarna ben ik in een korte tijd doorgestroomd naar de functie Product Developer, waar ik meer mijn passie en creatieve ei in kwijt kon. Nu zes jaar later heb ik mijzelf doorontwikkeld als Senior Product Developer.

Wat was je vorige baan?
Purchase Support - Topbrands.

Wat doe je in je vrije tijd?
Tijd doorbrengen met mijn gezin, familie en vrienden, shoppen en genieten van heerlijke hapjes en drankjes!

Carly - Sales Support Medewerker

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor was ik werkzaam bij een groot e-commerce bedrijf. Ik merkte dat de afstand mij tegen ging staan en kwam zo uit bij Topbrands. Het bedrijf sprak mij direct aan. Ik werd ook fijn opgevangen door collega's in ons Salesteam en werd direct meegenomen in ons wekelijkse sportgroepje. Ook krijg je hier echt de kans om te groeien. Topbrands verzorgt meerdere trainingen, zoals Excel of een talentraining. Ik voel mij erg thuis bij Topbrands en ben daarom erg blij om voor dit mooie bedrijf te mogen werken.

Wat was je vorige baan?
Financiële Administratie B2B - Coolblue.

Wat doe je in je vrije tijd?
Tennissen, wijntjes drinken en met familie en vrienden zijn!

Liesbeth Hoeijmans - Manager HR

Waarom ben je bij dit bedrijf gaan werken?
Hiervoor was ik meer dan 15 jaar werkzaam als Freelance Hr manager. Je pakt dan Hr projecten in de breedste zin van het woord op. Ik miste de connectie met een bedrijf en team en heb er daarom voor gekozen om weer indienst te treden. En heb deze connectie weer gevonden bij Topbrands!

Wat was je vorige baan?
Manager HR a.i. - APM terminals Maasvlakte II

Wat doe je in je vrije tijd?
Ik heb een druk gezin met man, 2 zoons en een hond. Ik hou van lekker eten en lange wandelingen. Om te relaxen en lig ik wekelijks op een joga matje.

Interessante baan?